SISTEM PENJAJARAN REKAM MEDIS

Tugas               :           Individu

Mata Kuliah    :

Dosen              :

TOPIK

SISTEM PENJAJARAN REKAM MEDIS

S A M R A  A N S A R I

(  13.03.034  )

PRODI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES PANAKKUKANG MAKASSAR

2013

SISTEM PENJAJARAN REKAM MEDIS

Sehubungan dengan dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir dokumen rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu. Untuk kepentingan penyimpanan, folder dokumen rekam medis tidak sama dengan folder atau map pada umumnya. Pada dokumen rekam medis memiliki ‘lidah’ yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode warnanya. Ketika folder disimpan, ‘lidah’ tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara folder-folder dokumen rekam medis.

Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk:

1.            Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang

disimpan di rak filing.

2.      Mudah mengambil dari tempat penyimpanan

3.      Mudah pengembaliannya

4.      Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi

      dan biologi.

A.       PENGERTIAN SISTEM PENJAJARAN

Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali (retrieve) menjadi mudah dan cepat.

Dokumen rekam medis yang disimpan kedalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain.

 Penjajaran dokumen rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara yaitu :

1.            Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

      Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folderdokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

14 Primer (Primary Digits)

20 Sekunder (Secondary Digits)

94 Tersier (Tertiary Digits)

Kelebihan :

v   Bila ingin mengambil beberapa dokumen dengan nomor yang berurutan dari rak untuk keperluan pendidikan, penelitian atau di non aktifkan akan sangat mudah.

v   Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.

Kekurangan :

v   Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam penyimpanan makin besar angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat kesalahan.

v   Terjadinya konsentrasi Dokumen rekam medis (DRM) pada rak penyimpanan untuk nomor besar, yaitu rekam medis dengan nomor terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan berdesak-desakan di satu tempat.

v   Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

v   Petugas sulit ditentukan seksi yang menjadi tanggung jawabnya

v   Pekerjaan tidak tersebar merata diantara petugas

v   Kesulitan dalam penerapan standarisasi atau mengontrolnya

v   Makin besar angka yang diperhatikan, makin  besar kemungkinan membuat kesalahan

v   Terjadinya konsentrasi petugas pada rak penyimpanan untuk  nomor terbesar

v   Petugas saling berhimpitan apabila mengambil dokumen pada sub rak yang sama

Contoh nomor rekam madis :

20 94 13 20 94 14 20 94 15 20 94 16 20 94 17

20 94 23 20 94 24 20 94 25 20 94 26 20 94 27

20 94 33 20 94 34 20 94 35 20 94 36 20 94 37

2.            Sistem Angka Akhir ( Terminal DigitFiling ) 
         Penyimpanan dengan cara angka akhir disebut dengan “Terminal Digit Filing “. Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir atau TDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan urutan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 (section) sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari section 00;01;02 dan seterusnya sampai section 99.

                  Kemudian cara menyimpannya pada setiap section diisi dengan folder dokumem rekam medis dengan nomor rekam medis dengan 2 angka kelompok akhir yang sama sebagai digit pertama (Primary Digit ) sebagai patokan.

Selanjutnya secara berturut-turut (dibelakangnya) dengan berpatokan pada 2 angka kelompok tengah sebagai digit kedua (Secondary Digit ) dan patokan berikutnya pada 2 angka kelompok akhir sebagai digit ketiga (Tertiary Digit ).          

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkanfolder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

14 Tersier (Tertiary Digits)

20 Sekunder (Secondary Digits)

94 Primer (Primary Digits)

Kekurangan :           

a.             Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.

b.            Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakan di satu tempat dimana rekam medis harus disimpan di rak.

c.             Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugar masing-masing diserahi 25 persen dari total section.

d.            Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis.

e.             Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.

f.             Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.

g.            Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).

h.            Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.     

Kekurangan :

a.             Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan dengan sistem penomoran langsung,tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama.

b.            Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.

Contoh nomor rekam medis :

13 20 94 14 20 94 15 20 94 16 20 94 17 20 94 18 20 94 19 20 94 20 20 94

23 20 94 24 20 94 25 20 94 26 20 94 27 20 94 28 20 94 29 20 94 30 20 94

33 20 94 34 20 94 35 20 94 36 20 94 37 20 94 38 20 94 39 20 94 40 20 94

3.            Sistem Angka Tengah ( Middle Digit Filing )           
          Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem ini sama dengan TDF namun yang membedakan adalah angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan menjadi yang ketiga.

Mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah.

14 Sekunder (Secondary Digits)

20 Primer (Primary Digits)

94 Tersier (Tertiary Digits)

Kelebihan :

1)            Konvensi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat

ditransfer dengan blok terdiri dari 100 charts

2)      Sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan

3)      Kejadian misfiled dapat dihindari

4)      Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section

Kekurangan :

1)      Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran

2)      Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih

          dahulu

Contoh nomor rekam medis :

20 94 13 20 94 14 20 94 15 20 94 16 20 94 17 20 94 18 20 94 19 20 94 20

21 94 13 21 94 14 21 94 15 21 94 16 21 94 17 21 94 18 21 94 19 21 94 20

22 94 13 22 94 14 22 94 15 22 94 16 22 94 17 22 94 18 22 94 19 22 94 20

Contoh sistem penjajaran :                                
SNF                             TDF                                MDF
01                                25                                   75
30                                65                                   25
01                                25                                   75
01                                25                                   76
30                                65                                   26
01                                25                                   76
02                                25                                   75
01                                25                                   75
02                                25                                   75
02                                25                                   76
02                                25                                   75
02                                25                                   76
30                                65                                   25
01                                25                                   76
30                                65                                   25
30                                65                                   26
02                                25                                   76
30                                65                                   26
                                   

Warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan. Misalnya pada nomor rekam medis 2 angka kelompok akhir adalah 21 maka, di bawah nomor akan ditempel warna kuning dan ungu.

B.           PENCEGAHAN SALAH LETAK DOKUMEN REKAM MEDIS ( Misfile ) DENGAN

KODE WARNA

Penyimpanan dokumen rekam medis sering kali terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus di ambil dan disimpan setiap hari. Untuk mengatasi hal tersebut, maka sistem penjajaran TDF dan MDF dapat diberi kode warna sesuai dengan 2 angka kelompok yang digunakan patokan panyimpanan (untuk TDF 2 angka kelompok akhir sedangkan untuk MDF dengan 2 angka kelompok tengah ).

Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi warna tertentu yaitu :        
Angka             Warna
1                      Purple                 =      ungu
2                      Yellow               =      kuning
3                      Dark green         =      hijau tua        
4                      Orange               =      orange
5                      Light blue           =      biru muda      
6                      Born                    =      coklat
7                      Cerise                 =      kemerahan
8                      Light green         =      hijau muda    
9                      Red                    =      merah
0                      Dark blue           =      biru tua          
Warna-warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan.

C.        TRACER

Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk pengganti dokumen rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan untuk digunakan berbagai keperluan.

Isi atau data pada tracer :

-          Nomor rekam medis

-          Tanggal peminjaman

-          Tanggal pengembalian

-          Unit atau orang yang menggunakan

Keperluan  :

1.      Pengendalian dokumen rekam medis yang telah disimpan.

Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk keperluan pelayanan, pelatihan dan lain-lain. Agar dokumen rekam medis yang keluar dari rak filing tersebut dapat dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan penggunaannya, maka setiap pengambilan dokumen rekam medis harus disisipi tracer.

Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk mengganti dokumen rekam medis yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan. Setiap dokumen rekam medis akan diambil, maka pada tracer  harus dicatat:

1.      Nomor rekam medis dan nama pasien yang bersangkutan

2.      Tanggal pengambilan

3.      Digunakan oleh siapa

4.      Digunakan untuk apa

5.      Dan dimana (unit pelayanan apa)

Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis, bermanfaat pula untuk menhitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis per periode waktu (misalnya perbulan). Cara menghitungnya dengan menggunakan rumus  :

Selain tingkat penggunaan dokumen rekam mdis secara umum tersebut, dapat pula dihitung tingkat penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan atau unit penggunaan dengan cara yang sama. Tingkat penggunaan dokumen rekam medis tersebut bermanfaat untuk mengukur aktifitas filing yang digunakan untuk perencanaan tenaga dan sarana penyimpanan dokumen rekam medis.

2.             Pengendalian ketidaklengkapan isi rekam medis

Sistem pengendalian ketidaklengkapan isi rekam medis yaitu suatu sistem yang bertujuan mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit pencatatan data rekam medis untuk dilengkapi isi datanya perlembar formulir sehingga dapat diketahui dimana dokumen rekam medis tersebut berada dan kapan diserahkan serta kapan dikembalikan ke asembling lagi.

Pengendalian tersebut diawali dengan kegiatan penelitian isi data rekam medis pada setiap lembar formulir rekam medis yang telah diserahkan ke unit rekam medis. Ketidaklengkapan isi tersebut dicatat pada kartu kendali dan kertas kecil.SISTEM PENJAJARAN REKAM MEDIS